La facturation client #

Le module facturation regroupe activités concernant la facturation des clients.

Permet la création des factures, acomptes, avoirs, de saisir les règlements et relancer les clients. Il est en lien avec les modules Clients, Commandes, Expéditions, Editions et Etats.

Schéma général #

La facturation découle directement des commandes et de l’expédition des produits finis et réalisations des prestations commandées.

* Une commande peut parfois être accompagnée d’une demande d’acompte qui fera l’objet d’une facture d’acompte dès son règlement.

* Une expédition est matérialisée par l’émission d’un Bon de Livraison (BL). Le BL déclare les sorties de stock et déclenche l’émission de facture.

Il n’est pas possible de créer une facture sans émission de BL, ou un bon de fin de travaux.

%%{init: {'themeVariables': { 'fontSize': '18px'}}}%% flowchart TD subgraph tout[" "] Cde[Commande]--> AC Cde-->Prod[/Production/]-->EX Cde-.->Ann[/Annulation de commande/]-.->FACA Ann-.->AVOIRAC EX[/Expédition/] BL[Création d'un BL] subgraph Fact[" "] AC[/Demande d'acompte/] FACAC[Facture d'acompte] AC --règlement--> FACAC FACAC -....-> AVOIRAC[Avoir d'annulation du montant de l'acompte] FACAC -.déduire au plus tôt.-> FACV EX --> BL FACPRO[/Facture à valider/] FACV[Création d'une facture validée] BL --facturation manuelle--> FACPRO BL --facturation automatique--> FACV FACPRO --validation--> FACV FACV --> FACA FACV --envoi au client--> FACP[Facture envoyée] FACP --règlement--> FAR[Facture réglée] FACP --> FACA[Facture compensée par avoir] FACA --> AVOIR[Avoir d'annulation du montant de la facture] FAR --> CdeCLO[/Clôture de la commande/]-.-> AVOIRCOM[Avoir geste commercial/erreur/trop perçu] FACP -.-> CdeCLO FACV -.-> CdeCLO end end

Types de factures #

La facture standard (Facture) #

Il s’agit d’un document comptable et commercial qui atteste d’une transaction entre un vendeur (ou prestataire de services) et un acheteur (ou client). Elle représente une demande officielle de paiement pour des biens ou services fournis. La facture a une valeur juridique et constitue une preuve indispensable pour la comptabilité des deux parties. La facture s’ajoute au chiffre d’affaires de l’entreprise.

La facture d’acompte (Acompte) #

Elle permet de justifier le montant versé en amont de la livraison ou de la réalisation d’un bien ou d’un service, avant l’établissement de la facture correspondante.
Un acompte représente une avance sur le montant total d’un projet. La facture fait mention des acomptes déjà versés pour la même commande et en déduit le reste à payer. L’acompte n’entre pas dans le chiffre d’affaires de l’entreprise, il sert à régler le montant des factures.

La facture d’avoir sur facture (Avoir) #

Un avoir est un document émis lorsque le client a déjà été facturé de l’intégralité de la prestation ou du produit, mais qu’il y a une annulation, une modification ou un retour. L’avoir a une valeur négative et réduit le chiffre d’affaires de l’entreprise.

L’Avoir sur acompte est un cas particulier créer pour rembourser un acompte versé sur une commande partiellement ou entièrement annulée.

* NB : Une note de crédit et un avoir comptable désignent la même opération. L’expression note de crédit est plus couramment utilisée en Belgique et en Suisse.

Documents annexes #

Demandes d’acompte #

Une demande d’acompte n’est pas une facture. Elle est envoyée au moment du passage de commande des clients qui ont des conditions de règlement qui l’exigent. La demande d’acompte est transformée en Facture d’acompte en enregistrant son règlement.

Récapitulatif de facturation #

Un récapitulatif de facturation n’est pas une facture. Il permet de faire état des factures, acomptes et avoirs émis à l’attention d’un client sur une période ou dans le cadre d’une commande choisie, et d’expliquer l’émission d’un reste à payer ou d’un avoir.

Règlements #

Règlement de demande d’acompte #

C’est l’enregistrement du règlement d’une demande d’acompte qui conduit à la création d’une facture d’acompte.

Règlement d’une facture #

Une facture peut être réglée par l’enregistrement d’une entrée de fond de la part du client ou l’exercice d’un avoir qui lui est dû. Le règlement peut être complet ou partiel. On enregistre le montant, le mode de paiement employé et éventuellement la référence de règlement. Si le règlement se fait par avoir alors on le liera l’avoir correspondant auquel le montant sera prélevé. Si la facture est partiellement réglée, elle reste en l’état “validée”. Si la facture est entièrement réglée, elle est déclarée au statut “réglée”.

Relance pour retard de règlement #

Une relance n’est pas une facture. Elle permet de faire état des factures en instance de paiement émisses à l’attention d’un client, dans le cadre général ou dans le cadre d’un projet choisi, rappel les montants et les échéances. La relance peut être émise plusieurs fois un compteur de relance permet de justifier une mise en demeure.

Contenu d’une facture #

La plupart des mentions obligatoires sur une facture le sont également sur les avoirs et acomptes, notament l’entête, l’emetteur, le destinataire et le récapitulatif. En revanche, certaines données sont spécifiques au document.

Entête #

• type (facture, acompte, avoir)
• date d’émission
• numéro (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture par séries distinctes de type)

A noter : ces mentions d’entête apparaissent sur chaque page numérotée du document édité.

Emetteur #

• Contact : Nom, prénom, Numéro de téléphone, courriel
• Raison sociale
• N° RCS de la ville du greffe d’immatriculation
• Numéro Siren
• Nom du Siège social
• Nom de l’établissement
• Adresse de facturation de l’établissement (lignes, cp, ville, pays)
• Structure juridique
• Capital social
• N° TVA intracommunautaire

Ces informations sont détenues pas le paramtrage et les templates d’édition de l’entité, elles ne peuvent pas etre modifiées par l’utilisateur.

Destinataire #

• Contact : Nom, prénom, Numéro de téléphone, courriel
• Dénomination sociale
• Adresse de facturation
• Numéro de SIREN facturation (facultatif]
• Numéro de TVA intracommunautaire (obligatoire si assujétti)
• Mention assujétti TVA
• Taux de TVA
• Adresse de livraison

Ces informations provienne du BL, de la commande, du client ou de la facture initiale, dans le cas d’un avoir.

Lignes de factures #

• Numéro de commande
• Référence de la commande client
• Référence de livraison ( N°BL )
• Désignation du produit,
• quantité
• prix unitaire
• la date de livraison ou de fin de la prestation.

s’il s’agit de prestation de services indiquer la désignation, le temps consacré et le tarif horaire de chaque partie du projet

Mentions spécifiques de l’avoir #

• Numéro de la facture d’origine
• Type d’avoir (avoir commerciale, avoir pour erreur, avoir pour annulation)
• le destinataire de l’avoir est toujours le même que la facture qu’il compense ou corrige

Récapitulatif #

• Montant HT (sans TVA)
• Taux de TVA
• Montant de la TVA
• Montant total TTC
• Numéro d’acompte et montant utilisé
• Net à payer dans le cas d’une facture
• Net à déduire dans le cas d’un avoir ou d’un acompte

Conditions de règlement #

• Options de paiement possibles (CB / Virement / Cheque) ou mode de paiement employé pour le règlement dans le cas des acomptes.
• Conditions et délais de paiement
• Date d’échéance calculée en fonction de la date d’émission de la facture et des conditions de paiement du client ou valeur saisie
• Informations de paiement avec les informations bancaires ( IBAN )
• Les pénalités applicables en cas de retard

Règles de gestion #

Flux #

Etat de facture #

• A valider
• Validée
• Compensée par avoir

Lorsque la facture est juste créée, sans numéro ni date, les données administratives et les conditions de règlements sont issues de la commande. A partir du moment où elle est validée, elle est figée, seul son état et son commentaire évoluent : Elle sera envoyée au client, puis réglée le cas échéant. Ou compensée si elle fait l’objet d’un avoir total pour annulation de commande.

Etat de relance #

Lorsque la facture est à l’état Envoyée, elle est en attente de règlement jusqu’à ce qu’elle soit soldée entièrement. Si la date d’échéance est révolue, elle doit passer dans le processus de relance dont le statut change à chaque relance.

• A envoyer
• Envoyée
• Relance R1
• Relance R2
• Relance R3
• mis en demeure

Entête #

• Une facture obtient son numéro et sa date de facturation dès qu’elle est validée
• Une fois validée la facture n’est plus modifiable
• La facture ne peut être éditée qu’une seule fois le pdf est enregistré et reste disponible.

Emetteur #

• les informations Emetteur proviennent du paramétrage de l’ERP, elle ne peuvent pas être modifiées.

Destinataire #

• les informations du destinataire proviennent de la commande pour l’adresse de facturation et
• et du BL pour l’adresse de livraison,
• à défaut elles seront modifiables tant que la facture n’est pas validée.

Lignes de factures #

• une ligne de facture est reliée à une ligne de livraison et la commande correspondante
• désignation du produit, quantité et prix unitaire
• ou s’il s’agit de prestation de services tarif horaire et le temps consacré
• la date d’expédition ou de fin de la prestation.

Récapitulatif de la facture #

• si la facture fait référence à une commande ayant une facture d’acompte le récapitulatif indique la liste des factures acomptes associés
• le reste à payer est calculé à partir du montant de la facture et du montant disponible des factures d’acompte.

Conditions de règlement #

• les conditions de règlement sont issues de la fiche client et modifiable avant validation et figée au moment de la validation sur la facture
• la date d’échéance est calculée selon les conditions de règlement choisie et n’est plus modifiable après validation
• modes de règlement possibles :
  • CB
  • virement
  • cheque

Facture #

Création de la facture #

La création d’une facture se fait uniquement en réalisant une livraison, lors de la validation du BL.